病院からの手書き申込書を自動で登録！　
～クラウド連携専用スキャナー「Qanat Universe Scanner」が 実現する業務効率化とは～

　　　　管理部　オペレーション課　課長　福元 浩一 氏
　　　　管理部　情報システム課　チーフ　田之上 翔太 氏
　　　　管理部　オペレーション課　チーフ　有馬 美保 氏
　　　　管理部　情報システム課　サブマネージャー　早川 友紀 氏
　　　　管理部　オペレーション課　チーフ　長濵 弘征 氏

株式会社カクイックスは鹿児島県を拠点とし、九州全域で医療・福祉施設でリネンサプライ、タオルレンタル、入院セット、ユニフォームリースなどの事業を展開している。同社は医療・福祉施設からの申込書を処理する業務にサイボウズ社のkintoneを採用。当初は手書き申込書をスキャンしたファイルをkintoneに登録することで受け渡していた。しかしスキャナーで取り込んだファイルについて、受け渡し漏れが頻発。課題を解消するために同社が選定したのが、クラウド連携専用スキャナー「QanatUniverse Scanner（カナートユニバーススキャナー）」だ。この仕組みでは病院に設置したスキャナーに読み込ませるだけで、同社にファイルが受け渡される。さらにOCRが手書き文字を読み取り、販売管理システムおよびkintoneに自動登録する。この取り組みにより、手書き申込書の一連の業務を自動化することに成功した。

導入前の課題／手書き申込書の受け渡しで漏れが頻発

株式会社カクイックスでは、各医療・福祉施設の患者、ご利用者様が同社の入院セットをご利用する際、手書きの申込書を受領している。手書きの申込書のやり取りは、月に8000～9000 枚にも及ぶ。もともとは営業担当者や配送担当者が申込書を受け取り、同社に持ち帰っていた。しかしこの方法では紛失のリスクがあり、顧客の利便性も低下する。そこでコンシェルジュが常駐している医療・福祉施設では、手書きの申込書を一括で受け取っている。

こうした申込書の受け渡し業務について、同社は７年ほど前からkintoneを活用してきた。まずコンシェルジュが手書きの申込書をスキャナーでスキャンし、スキャンしたファイルをkintone に添付する。次に同社のオペレーション課でkintone からファイルをダウンロードし、販売管理システムに手入力する、という流れだ。この仕組みにより申込書に記入不備がある場合や口座振替の手続きが必要な場合の管理、作業の割り振りの管理などがkintone 導入によって可能になった。しかし、申込書をスキャンし、スキャンしたファイルをひとつひとつkintone に登録するというコンシェルジュの業務と、登録されたファイルをダウンロードして内容の不備をチェックし、販売管理システムに手入力するというオペレーション課の業務は、双方とも煩雑な作業だ。そのため担当者に負担がかかっており、作業漏れを誘発していた。「申し込みが多数ある医療・福祉施設では、月末にならないと登録漏れがわからないケースもあります。その場合どの申込書が対象か、１か月分のデータを遡って調べなければなりませんでした」（オペレーション課 有馬氏）。